DISCIPLINARE TECNICO UTILIZZO VIDEOCONFERENZA

 CONSIGLIO DISTRETTUALE DI DISCIPLINA DI ANCONA

DISCIPLINARE TECNICO UTILIZZO VIDEOCONFERENZA

Visto l’art. 2, punto 5, FUNZIONAMENTO DEI CONSIGLIO DISTRETTUALE DI DISCIPLINA, REGOLAMENTO 21 febbraio 2014, n. 2. Procedimento disciplinare (ai sensi dell’art. 50, co. 5, legge 31 dicembre 2012, n. 247) il Consiglio Distrettuale di Disciplina di Ancona ritenuta la necessità di attivare il servizio di videoconferenza e di rendere operativo l’accesso dei consiglieri al gestionale, stabilisce di adottare il presente disciplinare tecnico.

Art. 1

Ambito di applicazione

Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni del CONSIGLIO DISTRETTUALE DI DISCIPLINA di Ancona ai sensi dell’art. 2, punto 5 FUNZIONAMENTO DEI CONSIGLIO DISTRETTUALE DI DISCIPLINA, REGOLAMENTO 21 febbraio 2014, n. 2. Procedimento disciplinare (ai sensi dell’art. 50, co. 5, legge 31 dicembre 2012, n. 247)

Art. 2

Definizione

Ai fini del presente regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute telematiche”, si intendono le riunioni del Consiglio Distrettuale di cui all’Art. 1 per le quali è prevista la possibilità che uno o più dei componenti partecipi anche a distanza, da luoghi diversi dalla sede dell’incontro fissato nella convocazione.

Art. 3

Requisiti tecnici minimi

  1. La partecipazione a distanza alle riunioni presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti. 2. Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni e consentire a tutti i partecipanti alla riunione la possibilità immediata di: a) visione degli atti della riunione; b) intervento nella discussione; c) scambio di documenti; d) votazione; e) approvazione del verbale.
  2. Sono considerate tecnologie idonee: teleconferenza, videoconferenza, chat mediante il software Skype, (Programma gratuito per effettuare le videoconferenze, scaricabile dal sito https://www.skype.com/it/ e disponibile per tutte le piattaforme software fisse e mobili.)
  3. Per l’utilizzo del software Skype si rimanda alle apposite guide ai seguenti link:

https://support.skype.com/it/skype/windows-desktop/

https://support.skype.com/it/skype/windows-desktop/start/#

Al fine di consentire in ogni caso la trasferibilità degli atti della riunione fra tutti i partecipanti, è utilizzabile il portale (www.disciplinare.com) mediante accesso al “Gestionale” e/o “Documentale” con le autenticazioni già in possesso di ogni singolo consigliere.

Art. 4

Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica

  1. L’adunanza telematica può essere utilizzata dagli organi di cui all’Art. 1, sia in forma collettiva che in forma individuale (ad es., a titolo esemplificativo, audizione degli interessati da parte degli istruttori) per deliberare sulle materie di propria competenza per le quali non si presume la necessità di discussione collegiale in presenza di terzi, salvo specifico consenso da parte di questi.

Art. 5

Convocazione

  1. La convocazione per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica deve essere inviata, a cura del presidente del CDD o del presidente della sezione o del segretario della sezione, o dall’istruttore, a tutti i componenti dell’organo almeno dieci giorni prima della data fissata per l’adunanza, tramite fax o posta elettronica.
  2. La convocazione contiene l’indicazione del giorno, dell’ora, degli argomenti all’ordine del giorno e dello strumento telematico che potrà essere utilizzato in caso di partecipazione con modalità a distanza (videoconferenza) di cui il componente o il terzo interessato garantisca di fare uso esclusivo e protetto.
  3. Alle convocazioni effettuate nei termini di cui ai commi precedenti, dovrà essere dato riscontro con conferma di avvenuta ricezione almeno un giorno prima della data fissata per l’adunanza.

Art. 6

Svolgimento delle sedute

  1. Per lo svolgimento delle sedute con modalità telematiche l’organo collegiale, nel rispetto di quanto disposto dall’Art. 3, si avvale di idonei metodi di lavoro collegiale che garantiscano l’effettiva compartecipazione e la contemporaneità delle decisioni.
  2. Per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria.

Art. 7

Verbale di seduta

  1. Della riunione dell’organo viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati: a) l’indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta; b) la griglia con i nominativi dei componenti che attesta le presenze/assenze/assenze giustificate; c) l’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo e della sua valida costituzione; d) la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno; e) l’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo relativa all’avvio della trattazione, anche a distanza, degli argomenti all’ordine del giorno tramite una procedura che consenta ad ogni componente di interloquire con gli altri; f) i fatti avvenuti in sintesi durante la seduta e le dichiarazioni rese dai partecipanti alla seduta, anche a distanza; g) il verbale sarà sottoscritto da, almeno, il presidente con firma digitale e inserito nel “gestionale” del CDD di Ancona unitamente alla copia “di cortesia” in PDF, salvo che il presidente non ritenga opportuno far sottoscrivere digitalmente il verbale a tutti i partecipanti e salvo il caso di intervento di terzi nel qual caso sarà necessaria la sottoscrizione digitale di quest’ultimo.
  2. Costituiscono parte integrante del verbale le dichiarazioni di adesione/assenza giustificata dei componenti, le dichiarazioni di presa visione del verbale per via telematica e di approvazione/non approvazione.
  3. Il verbale della riunione telematica deve essere redatto e approvato seduta stante dal presidente secondo quanto previsto al punto 1 lett. g, art. 7 del presente disciplinare; il verbale in ogni caso si intende definitivamente approvato da tutti i partecipanti trascorse le 48 ore dalla sua pubblicazione sul “gestionale” e/o sul “documentale”.
  4. Il verbale della riunione telematica, firmato anche digitalmente, è trasmesso, tramite posta elettronica certificata e in altra copia “di cortesia” in formato pdf, agli organi di competenza e agli Uffici interessati all’esecuzione delle delibere assunte.

Art. 8

Disposizioni transitorie e finali

  1. Il presente disciplinare entra in vigore dal giorno ………..